Symbolleiste für den Schnellzugriff

Excel Insights: Unsability und Effizienz mit der Symbolleiste für den Schnellzugriff erhöhen

Wer viel mit Excel arbeitet, sollte sich einmal mit der Symbolleiste für den Schnellzugriff beschäftigen. Mit ihr lässt sich der Umgang mit Excel im Berufsalltag deutlich effizienter gestalten.

Gerade wenn du die Excel Shortcuts nicht ausreichend beherrscht, ist die Symbolleiste für den Schnellzugriff wohl eine der einfachsten Möglichkeiten, produktiver mit Excel zu arbeiten.

Aber auch wenn du viel mit der Tastatur unterwegs bist, kannst du mit dem Schnellzugriff noch deutlich zulegen.


Übersicht

  1. Position der Symbolleiste für den Schnellzugriff
  2. Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen
  3. Aktionen, die für den Schnellzugriff Sinn machen
    1. Aktionen, die sowieso die Maus benötigen
    2. Im Menü nicht enthaltene Aktionen
    3. Makros
  4. Meine Symbolleiste für den Schnellzugriff
  5. Zusammenfassung
  6. Ressourcen

1. Position der Symbolleiste für den Schnellzugriff

Oft werde ich gefragt: Wie kann ich die Symbolleiste für den Schnellzugriff einblenden?Die Symbolleiste für den Schnellzugriff ist immer da, du kennst sie wahrscheinlich einfach nicht. Sie ist standardmäßig über dem Menüband in der grünen Titelleiste des Excel Fensters integriert:

Excel Insights: Screenshot Excel Titelleiste inklusive Symbolleiste für den Schnellzugriff und Menüband
Die Symbolleiste für den Schnellzugriff ist standardmäßig über dem Menüband in der Excel Titelleiste integriert.

Einzublenden gibt es daher nichts. Wohl kannst du die Position der Symbolleiste für den Schnellzugriff verändern und sie dir Unter dem Menüband anzeigen lassen. Dazu klickst du rechts in der grünen Titelleiste einfach auf den kleinen Pfeil nach unten und wählst die entsprechende Option:

Excel Insights: Screenshot Excel Titelleiste, Menüband und Symbolleiste für den Schnellzugriff unter dem Menüband
Symbolleiste für den Schnellzugriff unter dem Menüband anzeigen

Sich die Symbolleiste für den Schnellzugriff unter dem Menüband anzeigen zu lassen, hat den Vorteil, dass der Weg mit der Maus vom Tabellenblatt zu den Symbolen kürzer ist. Du sparst dir den Weg über das Menüband hinweg, was schon ein paar Zentimeter und auf Dauer einige Zeit ausmacht.

Der Nachteil ist natürlich, dass zusätzlich zu der grünen Titelleiste des Excel Fensters und dem Menüband eine weitere Leiste Platz von dem Tabellenblatt und damit der eigentlichen Arbeitsfläche wegnimmt.


2. Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff kannst du ganz einfach in den Excel Optionen anpassen. Dazu gehst du entweder über den Reiter Datei und wählst dann im linken Menü unten den Menüpunkt Optionen oder öffnest einfach das Kontextmenü (Rechtsklick) der Symboleiste und wählst die Option Weitere Befehle.

In beiden Fällen gelangst du zu dem Dialog Excel Optionen:

Excel Insights: Screenshot Dialog Excel Optionen
Dialog Excel Optionen: im Menüpunkt Symbolleiste für den Schnellzugriff lassen sich Aktionen hinzufügen und entfernen

Zur Anpassung der Symbolleiste gehst du wie folgt vor:

  1. Wähle den Menüpunkt Symbolleiste für den Schnellzugriff – sofern noch nicht geschehen.
  2. Über die Dropdown-Liste Befehle auswählen kannst du die in der Liste dargestellten Aktionen z.B. auf die Registerkarte Start eingrenzen. Die Auswahl Alle Befehle zeigt alle Aktionen in einer Liste.
  3. Über die Buttons Hinzufügen >> und <<Entfernen legst du die gewünschten Aktionen einfach in die rechte Liste und erstellst so deine Symbolleiste für den Schnellzugriff.
  4. Bestätige mit dem Button OK deine Einstellungen.

Deine Symbolleiste enthält nun die von dir ausgewählten Aktionen. Du kannst jeder Zeit hierher zurückkehren, um weitere Aktionen zu ergänzen oder zu löschen.

Unterhalb der linken Liste kannst du über die Checkbox Symbolleiste für den Schnellzugriff unter dem Menüband anzeigen zudem noch diese Einstellung anpassen.

WICHTIG: Über die Funktion Importieren/Exportieren kannst du eine Konfigurationsdatei vom Typ *.exportedUI erzeugen und auf einem anderen Rechner wieder importieren. So bleiben deine Einstellungen auch bei einem Hardware wechsel erhalten. Unter Ressourcen findest du zudem meine Konfigurationsdatei.

Alternativ kannst du auch auf jeder Aktion in den Menüs und Untermenüs das Kontextmenü (Rechtsklick) aufrufen und Aktionen über die Option Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen in den Schnellzugriff aufnehmen:

Excel Insights: Screenshot Kontextmenü Symbolleiste für den Schnellzugriff
Hinzufügen einer Aktion zur Symbolleiste für den Schnellzugriff über das Kontextmenü

3. Aktionen, die für den Schnellzugriff Sinn machen

Welche Aktionen du in deine Symbolleiste für den Schnellzugriff aufnehmen solltest, kommt im Wesentlichen darauf an

  • welche Aktionen du häufig benutzt,
  • wie tief sich die Aktionen in den Reitern und Untermenüs verstecken,
  • wie gut du die Excel Tastenkürzel beherrscht.

Wenn du die Shortcuts Strg + S zum Speichern der Arbeitsmappe oder Strg + Z zum Rückgängigmachen der letzte Aktion nicht kennst oder benutzt, ist es wahrscheinlich sinnvoll diese Aktionen in der Symbolleiste für den Schnellzugriff zu belassen.

In dem Fall kennst du wahrscheinlich gar keine Tastaturbefehle und somit ist auch jede häufig aufgerufene Aktion ein Kandidat für den Schnellzugriff. In diesem Fall möchte ich dir die Excel Shortcuts ans Herz legen.

Hier möchte ich hingegen vor allem auf die effiziente Nutzung der Symbolleiste für den Schnellzugriff für Anwender, die bereits die Shortcuts beherrschen, eingehen. Im wesentlichen eignen sich drei Gruppen von Aktionen besonders für den Schnellzugriff:


3.1 Aktionen, die sowieso die Maus benötigen

Wenn für einen häufig ausgeführten Arbeitsschritt sowieso die Maus benötigt wird, macht es keinen Sinn, zwischendurch eine einzelne Aktion über einen Tastaturbefehl aufzurufen. In diesem Fall ist diese Aktion wahrscheinlich in der Symbolleiste für den Schnellzugriff gut aufgehoben. Der Wechsel von der Maus zur Tastatur (und zurück) würde einfach länger dauern.

Zwei Beispiele, wo der Aufruf einer Aktion mit dem Shortcut wenig Sinn macht:


Aktion Alle Filter löschen

Beim Filtern von Daten (Strg + Shift + L) werden die zu filternden Kriterien in der sich öffnenden Dropdown-Liste mit der Maus festgelegt:

Wer über mehrere Spalten Filter gesetzt hat, weiß die Funktion Alle Filter löschen zu schätzen. In der Symbolleiste für den Schnellzugriff platziert, lässt sich diese Aktion z.B. im Rahmen von Adhoc-Analysen von den Spaltenköpfen aus schnell erreichen.


Aktion Rahmen zeichnen

Für das Einfügen, Entfernen oder Anpassen von Rahmenelementen musst du sowieso erst die gewünschten Zellen markieren. Ein Wechsel zwischen Maus zum Markieren und Tastatur zum Zeichen ist hier nicht sinnvoll.


Hier möchte ich noch einmal auf den Rahmen zurückkommen. So finden sich im Dialog Excel Optionen auch Befehle, die so in den Menüs und Untermenüs gar nicht enthalten sind. So z.B. der Befehl Rahmen rechts ein/aus. Mit dieser Aktion kann mit nur einem Klick in der Symbolleiste der Rahmen entweder rechts der markierten Zellen gezeichnet oder auch wieder gelöscht werden. Die anderen Rahmen bleiben beim Löschen erhalten.

Damit unterscheidet sich der Befehl von dem im Reiter Start in der Rubrik Schriftart enthaltenen Befehl Rahmenlinie rechts, mit dem der Rahmen rechts der markierten Zellen eben nur gezeichnet, nicht aber gelöscht werden kann. Gleiches gilt natürlich auch für die anderen Rahmen.


3.3 Makros

Häufig aufgerufene Makros, die zudem in der persönlichen Makroarbeitsmappe personal.xlsb gespeichert und damit von allen Arbeitsmappen aus aufrufbar sind, finden in der Symbolleiste für den Schnellzugriff ebenfalls eine zentrale Position für ihren Aufruf.

Schade ist nur, dass die zur Verfügung stehenden Standardsymbole meistens nichts mit der Funktion des Makros zu tun haben. Hier sehe ich bei Kollegen oft Smilies etc. Persönlich verwende ich lieber Symbole von Excel Standardfunktionen, die der Funktion des Makros möglichst nah kommen. Was natürlich dazu führt, dass im Meeting auf die schnelle niemand anderes mit dieser meiner Konfiguration klar kommt. 😉


4. Meine Symbolleiste für den Schnellzugriff

Da ich persönlich viel mit den Excel Shortcuts arbeite, habe ich in meiner persönlichen Symbolleiste für den Schnellzugriff mehr oder weniger die oben bereits beschriebenen Aktionen integriert:

Im Detail sind das:

  • Rahmen aus
  • Rahmen außen ein
  • Rahmen links ein/aus
  • Rahmen oben ein/aus
  • Rahmen rechts ein/aus
  • Rahmen unten ein/aus
  • FiIltern ein/aus
  • Alle Filter löschen

Meine Symbolleiste für den Schnellzugriff kannst du unter Ressourcen herunterladen und anpassen.


5. Zusammenfassung

Je nachdem wie fit du mit den Excel Shortcuts bist, unterscheiden sich die Aktionen, die du in die Symbolleiste für den Schnellzugriff aufnehmen solltest:

Wenn du die Tastaturbefehle nicht ausreichend beherrscht, ist die Symbolleiste für den Schnellzugriff eine der einfachsten Möglichkeiten, effizienter mit Excel zu arbeiten. In diesem Fall packst du einfach Aktionen, die du am Häufigsten benutzt und Aktionen, die sich tief in den Menüs und Untermenüs verstecken in den Schnellzugriff.

Wenn du viel mit den Excel Shortcuts arbeitest, macht es keinen Sinn die häufig genutzten Aktionen in den Schnellzugriff aufzunehmen. Pack dir die Aktionen in die Symbolleiste, bei deren Ausführung du eh die Maus in der Hand hast und Aktionen die es so in den Menüs nicht gibt. Auch Makros finden hier ihren Platz.


6. Ressourcen

Hier findest du noch ein paar Artikel mit weiterführenden Informationen, die Beispieldatei zum Download und externe Links:

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